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Los porcentajes en la empresa


Porcentajes en la empresaPorcentajes

Los porcentajes son, tal vez, la expresión numérica más utilizada en los negocios.  Tienen presencia en casi todos los asuntos de la empresa; casi todos los gerentes, de seguro, los manejan en temas de ventas, ganancias, descuentos, costos,…  Pero pueden ser útiles en muchos otros aspectos de la operación, el asunto está, como he dicho otras veces, en que poco se acostumbran las matemáticas para comprender a fondo las operaciones de las empresas.

Qué es un porcentaje

Es un número expresado de forma particular que indica en que porción se cumple algo que nos interesa.

Símbolo de porcentaje

Sabemos que un número se refiere a un porcentaje, cuando el número tiene escrito a la derecha el símbolo %.  Este símbolo se lee “por ciento”.

Ejemplo: 12%  Se lee “doce por ciento”

Qué significa un porcentaje

PorcentajesCuando estamos refiriéndonos a alguna cosa, evento, operación, o conjunto, y lo estamos expresando con números porcentuales, hay ciertas cosas que debemos saber:

El 100% significa: todo; que algo está completo; totalidad; algo que sucedió todas las veces.

0% significa: nada, ningún caso, algo que no ocurrió.

50% significa: la mitad de las veces, la mitad de las cosas, la mitad de algo.

25% sería la cuarta parte de algo.

Qué función o utilidad tienen los números porcentuales

“los porcentajes solo nos dan la idea de cuánto” No nos dicen qué cantidad de veces exactamente sucede alguna cosa.  Podremos saber si es todo, nada, mucho o poco, o muy poco; la mitad, la mayor parte, etc. según de lo que estemos hablando.

Nos orientan sobre el comportamiento de un fenómeno, de un conjunto, de un evento que estemos analizando.

Cuando hablamos en referencias  porcentuales, también debemos saber que no puede haber un porcentaje mayor que 100.

Por ejemplo decir: “el 110% de…”, no es correcto, ya que significaría más veces que el total posible.  El 100% son todas las veces que algo puede ocurrir. El otro 10% adicional, no tiene significado real en matemáticas.

Muchas personas lo usan así como para enfatizar “verbalmente” que algo esta plenamente asegurado;  es una deformación popular incorrecta en matemáticas.

Del mismo modo, el porcentaje más bajo que podemos expresar es 0%. No puede decirse un porcentaje negativo, es decir, que sea menor que cero, porque cero veces es el menor número de veces que podría suceder en cualquier caso real; es decir, es el caso en que el evento o caso que analizamos no se presentó en ninguna ocasión.

En resumen, los porcentajes de algo que analizamos solo pueden ser, desde 0% (cantidad mínima) hasta 100% (máxima cantidad posible).

Cuanto más alto arriba del 50% es un porcentaje de algo, significa que se acerca más a la totalidad de los casos (se acerca a 100%). Y cuánto más bajo, menor de 50%, significa que algo se acerca a 0%.

Cosas a tener en cuenta para interpretar los porcentajes

Los porcentajes no representan “cantidades absolutas”

Los porcentajes representan “cantidades relativas”: “tantas unidades” por cada cien.

 

“relativa” quiere decir que “depende de…”.

 

Con un número porcentual, no podemos saber la cantidad exacta de veces que algo ocurre o la cantidad exacta de unidades que nos interesan.  Lo que nos dice es la proporción en la que sucede.

Por ejemplo: 5%

No quiere decir que hay, solo y exactamente, 5 unidades de una cosa, sino, quiere decir que por cada 100 unidades que evaluáramos habría 5 que son del tipo que estamos evaluando.

12% IVA

No significa que pagaremos exactamente Q12.00 de ese impuesto cuando compramos algo.

Significa que “por cada Q100.00 de precio de productos” que compramos, pagaremos Q12.00 más en concepto de impuesto al valor agregado (IVA). Si hemos comprado productos por valor de Q200.00 pagamos Q24.00 de IVA y nuestra factura dirá: Q224.00

6% de unidades defectuosas de un producto que producimos

No significa que hay en total solo 6 unidades con defecto.

Significa que, en nuestra producción es corriente encontrar 6 unidades malas por cada 100 unidades examinadas.

No se trata, como vemos, de una cantidad de unidades definida, sino, referidas —o sea relativas— a cualquier cantidad que tomemos como total:  __ % por cada 100 unidades que vamos contando.  Si hubieran 1,000 unidades producidas en un lote, podríamos esperar 6*10 = 60 unidades defectuosas, o sea: “6 por cada 100”.

Cuando un % aumenta o disminuye

Nos indica que la ocurrencia del caso que estudiamos se está incrementando; que algo está ocurriendo más veces que antes.  Esto tiene su utilidad en saber si una acción llevada a cabo con el fin de aumentar o disminuir un resultado, está teniendo los efectos esperados o no.  Aquí, pasamos a la etapa de “saber interpretar los porcentajes”.  Esta es, quizá, la parte más importante en lo que se refiere a cualquier tipo de resultado en matemáticas.

Calcular un porcentaje es una operación muy sencilla de hacer.  Pero lo más importante cuando se está a cargo de las operaciones de una empresa, o de una parte de ellas, es entender perfectamente qué significa ese resultado que nos da el cálculo realizado.  No estoy hablando de la interpretación netamente numérica de la que hablé antes; estoy hablando de interpretar la relación que guarda el número con el comportamiento real del asunto o sistema que estamos analizando en la empresa.  Por ejemplo, saber relacionar acertadamente que quiere decir cuando al hacer el cálculo obtenemos que nuestro costo de producción de un cierto producto es el 30% del costo total de la producción.  ¿Esto está bien o no?  ¿Es lo que esperamos como satisfactorio luego de las acciones administrativas o no lo es? ¿Nos indica que estamos siendo eficientes o que no lo somos?  ¿Nos dice que es más caro producir ese producto que los otros?…  ¿Qué significa para el administrador exactamente?

Ese número solo tendrá sentido, cuando el administrador tiene totalmente claro qué tipo de información deseaba evaluar y si el mecanismo de cálculo, al ser aplicado, correspondió a lo que él quería averiguar.  ¿Se tomó la base correcta?  ¿Se definió correctamente el aspecto a evaluar?… Los números por sí solos no significarían mucho, sin un contexto bien entendido de lo que estamos haciendo.

Con esta sencilla ilustración lo que quiero es hacer notar que la información numérica, tal como lo es un número porcentual, no serviría de mucho, si no sabemos interpretar el resultado, traducirlo a información realmente importante para tomar decisiones empresariales.  En cualquier aspecto.  El juego matemático solo es una herramienta, aplicable y valiosísima, cuando es un hecho que el administrador entiende cabalmente qué resultado, qué explicación está buscando. Entonces el resultado, cualquiera que sea, tiene sentido.  De lo contrario, se convierte en un dato más a almacenar.

Con la observación de años de experiencia en equipos de trabajo empresarial, he llegado a concluir que uno de las razones del poco uso que se hace en las empresas —particularmente Pymes— de información numérica proveniente de procesos matemáticos y manejo de datos, es por esta cierta complejidad que significa para el gerente o empresario, entender primero el fenómeno crucial que quiere conocer y luego traducirlo a una operación matemática adecuada con una ejecución correcta.

En qué espacios o temas de la empresa tiene lugar el uso de porcentajes

  • Determinar en qué proporción se están logrando los objetivos de la empresa.  ¿Está creciendo o decayendo?  ¿Las ventas están aumentando o disminuyendo en relación a un período anterior?
  • Para conocer la rentabilidad del negocio, en términos del capital de trabajo o de la inversión realizada.
  • Para establecer el interés que genera una cantidad de dinero.
  • Para saber qué producto estamos vendiendo más y relacionarlo con un por qué.
  • Para saber cuánta capacidad de producción estamos empleando de la capacidad total de la que disponemos (esta última denominada capacidad instalada).
  • Para saber si un vendedor logra la mayor cantidad de pedidos de la empresa.
  • Cuando tratamos de determinar qué producto de los que comercializamos es más rentable para la empresa.
  • Cuánto representa la planilla pagada en procesos del costo total de la producción.
  • Cuánto es el desperdicio que tenemos en materiales, tiempo, reprocesos, desperfectos, etc.
  • En cuántos proyectos logramos cumplir con la fecha de entrega.
  • ¿Cuánta es la carga de administración en relación a la de producción?
  • Cuántos clientes representan la mayor cantidad de ventas de la compañía, cuánto ha crecido en el período la cartera de clientes.
  • ¿Qué parte de los trabajadores de la empresa tiene calificación académica media?

Para terminar este artículo, hagamos un recordatorio de cómo se hace el cálculo de un porcentaje

¿Cómo se calcula un porcentaje?

Dividir el número de veces que ocurre una categoría o grupo,  entre el número total de casos evaluados; el resultado multiplicarlo por 100 y agregar el símbolo % a la derecha del resultado.

Ejemplo:  Las ventas del mes de una empresa, por producto, fueron como sigue.  Del producto A:  $5,000.00; del producto “B”: $8,500.00; y del producto “C”: $16,200.00.  Para expresar estos resultados en forma de porcentajes el cálculo es así:

Producto A:  (5,000/29,700)x100 = 16.8 %

Producto B: (8,500/29,700)x100= 28.6 %

Producto C: (16,200/29,700)x100= 54.5%

En otros artículos, veremos cálculos e interpretaciones de números porcentuales en casos específicos de la operación empresarial.